Miért az információ minden szervezet éltető ereje – és hogyan lehet azt munkára fogni?

Napjainkban egyre több szervezet végez adatgyűjtést, különösen a világjárvány utáni széles körű digitalizáció után. De igen gyakran nem használják ki az ebben rejlő értéket. A szervezetek tudják, hogy adatokat kell gyűjteniük és azokból információkat kell generálniuk. De gyakran hiányoznak az információ adta értékek kezelésére és elemzésére szolgáló hatékony módszerek.

Az IT-vezetők feladata, hogy feltegyék a megfelelő kérdéseket. Hogyan történik az adatgyűjtés? Hogyan történik az elemzés? És az így kapott információkat felhasználják-e a jobb döntéshozatalhoz?

Ehhez először a gondolkodásmódjukon kell változtatni. A szervezetek elsősorban a megfelelőséggel és a biztonsággal kapcsolatos aggályok miatt vezettek be információmenedzsment rendszereket. Ez egy reaktív megközelítés, amely hátráltatja az IT-csapatokat.

Ahogy az olyan feltörekvő technológiák, mint az MI egyre elterjedtebbé válnak – és ahogy a szervezetek nagyobb és összetettebb adathalmazokat kezelnek –, az információ szerepe változik.

Az IT-vezetők körében és azon túl is egyre inkább tudatosul, hogy az információmenedzsmentbe való befektetés nem egyszerűen csak feladatpontok kipipálását jelenti, hanem a szervezetekben rejtett értékeket szabadíthat fel, gyorsabbá, biztonságosabbá és a munkavállalók számára kifizetődőbbé teheti a folyamatokat.

A jó információmenedzsment a szervezeten belüli információs munkafolyamatok optimalizálásával kezdődik. Hogy ez hova vezet, az attól függ, hogy az adott szervezet döntéshozói mennyire ambiciózusok.

Annak megismerése, hogy az információ hogyan mozog a szervezeten keresztül, egyszerű, de alapvető része az adatok megfelelőségi előírások szerinti kezelésének. Az olyan erősen szabályozott ágazatok, mint az egészségügy és a pénzügyi szolgáltatások, széles körben alkalmaznak információmenedzsment megoldásokat. Ezeknek az ágazatoknak nagy mennyiségű érzékeny adatot kell kezelniük, mint például a betegnyilvántartások és a személyazonosításra alkalmas adatok, így nagyobb hangsúlyt kell fektetniük az információmenedzsment javítására.

Bár ezek az ágazatok az automatizálás terén élen jártak, a megfelelőségre való összpontosítás miatt egyes szervezetek elmulasztották az adataikban rejlő lehetőségek kiaknázását.

A biztonságra és megfelelőségre helyezett hangsúly számos szervezetben korlátozta az információmenedzsment hatókörét, és a digitális érettség túlságosan optimista megítéléséhez vezetett.

A Canon kutatása szerint a vállalkozások eredményeket érnek el a folyamatok digitalizálása terén; 94%-uk számolt be arról, hogy már bevezette az automatizálás valamilyen formáját. Az ITDM-ek 78%-a úgy véli, hogy szervezetük az információbiztonság és a digitális folyamatok terén már kellően fejlett¹.

A vélt fejlettség ellenére az ITDM-ek mindössze 53%-a jutott el az automatizálás „első lépéseinek” megvalósításáig; a legtöbben az automatikus hozzáférési jogok implementálásáig jutottak².

Ez rávilágít az automatizált folyamatok csekély mértékű alkalmazására. Milyen lépéseket kellene tehát tenniük az informatikai döntéshozóknak ennek javítása érdekében?

Az adatok a szervezetek éltető elemei. Az azokban rejlő értékek kiaknázása további lehetőségeket nyithat meg és versenyelőnyt biztosíthat. Az információnak azonban csak akkor van értéke, ha mozog. Mivel a szervezetek a megfelelőség érdekében ezeket az adatokat már amúgy is gyűjtik, az informatikai döntéshozóknak olyan módszereket kell találniuk, amelyek segítségével a különböző csapatok hatékonyabban oszthatják meg az információkat. Ha a megfelelő emberek hozzáférnek a megfelelő adatokhoz, sokkal könnyebb optimalizálni a folyamatokat.

Például az egészségügyben a kórházi nyilvántartásokban szereplő adatok felhasználásával optimalizálni lehetne a sürgősségi betegforgalmat, azonosítva a szűk keresztmetszeteket és a nem hatékony megoldásokat a betegek várakozási idejének csökkentése érdekében. Ha egy lépést hátralépünk, és újraértékeljük, hogyan áramlik az információ a vállalaton keresztül, az kulcsfontosságú tényezővé válhat a versenyben.

Hallott már a „forgószék” hatásáról? Ez a növekedés gyilkosa, mert a munkavállalóknak több alkalmazás és rendszer között kell váltogatniuk a rutinfeladatok elvégzéséhez. Ezenfelül az olyan új technológiák, mint például az MI bevezetésére tett kísérletek sikertelenségét is okozhatja. A kulcsfontosságú rendszerek összekapcsolásával és egy egységes információs hálózat létrehozásával egy robusztus információmenedzsment szoftver zökkenőmentesebbé teszi az új technológiák bevezetését, miközben az elérhető, kiváló minőségű adatok révén nagyobb megtérülést biztosít.

A szervezetek ezen feladat megoldásában nincsenek egyedül. Az információmenedzsment és az üzleti folyamatok terén megfelelő tapasztalattal rendelkező stratégiai partner segíthet azonosítani a legértékesebb információkat, és közösen kialakítani a megfelelő folyamatokat ezen információk kiaknázásához. Emellett pedig egy következetes platform megkönnyíti az információk szervezeti szintű kezelését és az elszigeteltség felszámolását. Egy motivált vezetői csapat képes keresztülvinni a változásokat és átfogó jövőképet biztosítani.

Ösztönözzük a szemléletváltást. Az információmenedzsment nem csak a megfelelésről szól. A cél, hogy a szervezet gyorsabbá váljon, és feltárjuk a váratlan helyeken megbúvó értékeket. Ha a szervezetek megértik ezt az üzenetet, képessé válnak learatni a jövőt alakító technológiák előnyeit.