Az Információmenedzsment-életciklus elsajátítása az üzleti kockázatok csökkentése érdekében

A mai munkahelyek jobban összekapcsoltak, digitálisabbak és gyorsabbak, mint valaha. Az adatok folyamatosan áramlanak az emberek, a platformok és a telephelyek között. A szerződésektől az ügyfelek frissítéséig minden dokumentum értéket és kockázatot hordoz magában.

Az informatikai vezetők számára nem csupán az a kihívás, hogy lépést tartsanak ezzel a mozgással, hanem az is, hogy kezeljék és megóvják azt. Ebben nyújt segítséget az információmenedzsment. Ez határozza meg, miként őrizhetik meg a szervezetek az irányítást, hogyan csökkenthetik a kockázatokat, és miként védhetik meg a bizalmat egy olyan világban, amely soha nem áll meg.

Az információmenedzsment (IM) segít a szervezeteknek abban, hogy ellenőrzésük alatt tartsák, miként áramlik az adat a vállalaton belül. Ez magában foglalja mindazt, ami beérkezik – például számlák és szerződések –, illetve mindazt, ami kimegy, például fizetési kimutatások vagy ügyfélértesítések.

Ugyanakkor ezeknek az információknak jelentős része érzékeny információ. Ha elvesznek, illetéktelen kezekbe kerülnek vagy rossz helyre jutnak, az súlyos következményekkel járhat. Vállalata adatvédelmi incidensek, bírságok, hírnévromlás vagy az ügyfelek és munkavállalók bizalmának elvesztése révén veszélybe kerülhet.

Az informatikai vezetők többsége tisztában van az adatok védelmének fontosságával – a nehézséget azonban az jelenti, hogy pontosan hol is rejtőznek a gyenge pontok. Ennek feltérképezéséhez egy egyszerű keretrendszert használunk, amely az információmenedzsment életciklusát három szakaszra bontja: rögzítés, feldolgozás és továbbítás.

A rögzítés az IM életciklusának első lépése. Ez azt a folyamatot jelöli, amely során az adatok a fizikai vagy digitális dokumentumokból kinyerésre kerülnek, és bekerülnek a vállalati rendszerekbe.

Például egy HR munkatárs feltölti egy új dolgozó útlevelének másolatát, vagy egy távolról dolgozó alkalmazott átnéz egy bizalmas szerződést. Ezek a dokumentumok gyakran tartalmaznak személyes vagy üzleti szempontból kritikus adatokat.

Ha a rögzítési folyamat nem biztonságos, fennáll a veszélye annak, hogy az adatokat elfogják, félreirányítják, vagy illetéktelen személyek hozzáférnek azokhoz. Ennek következménye lehet adatvédelmi incidens, hatósági bírság, a vállalat jó hírnevének csorbulása, valamint a bizalom elvesztése.

A kockázatok csökkentése érdekében a szervezetek biztonságos rögzítési megoldásokat alkalmaznak, amelyek olyan funkciókat kínálnak, mint a titkosítás, a biztonságos bejelentkezés vagy az előre beállított munkafolyamatok. Ezek az ellenőrzési pontok garantálják, hogy az érzékeny dokumentumokat már a rendszerbe való belépésük pillanatától kezdve a megfelelő módon kezeljék.

Miután az információ bekerül a rendszerbe, a következő kihívás annak biztonságos kezelése. Ez az a pont, ahol a Feldolgozás szakasz szerepet kap. Ez arról szól, hogyan tárolják, érik el és szabályozzák az adatokat a szervezeten belül.

Gondoljon csak bele, milyen sokféle információt kezel egy vállalat: bérszámfejtési nyilvántartásokat, teljesítményértékeléseket, egészségügyi nyilatkozatokat vagy stratégiai terveket. Ha ezek az adatok védelem nélkül maradnak, vagy illetéktelen személyek férnek hozzájuk, az súlyos következményekkel járhat. Már egyetlen hiba (például ha egy munkavállaló betekint egy bizalmas átszervezési tervbe) belső feszültségekhez vagy akár külső adatszivárgáshoz is vezethet.

Ennek megelőzése érdekében elengedhetetlenek az erős belső kontrollmechanizmusok. A szerepköralapú hozzáférés, a naplózott tevékenységek és az automatikus megőrzési szabályok biztosítják, hogy az érzékeny adatokhoz csak az arra jogosultak férhessenek hozzá, és hogy a tárolási gyakorlat megfeleljen a GDPR-hoz hasonló szabályozásoknak.

A Továbbítás az információmenedzsment életciklusának utolsó szakasza, amely arra összpontosít, hogyan hagyja el az információ a szervezetet, mit tartalmaz, és ki kapja meg. Ez lehet ügyfélszámla, sajtóközlemény vagy egy akár bizalmas HR dokumentum.

Ha egy érzékeny adat egy nem a megfelelő személy birtokába kerül, annak azonnali és messzire ható következményei lehetnek. Képzelje el, hogy a HR egy új munkavállaló egészségügyi nyilatkozatát szeretné továbbítani a közvetlen felettesének, de véletlenül egy azonos nevű, másik munkatársat választ ki. Egy ilyen apró hiba súlyos bizalomvesztést, vagy akár jogi következményeket is vonhat maga után.

Az ilyen kockázatok mérsékléséhez elengedhetetlenek a biztonsági megoldások a továbbítás pillanatában. A címzett ellenőrzése, a kézbesítés igazolása és a biztonságos kommunikációs protokollok biztosítják, hogy a dokumentumok valóban a megfelelő személyhez jussanak el. Az automatizálási eszközök pedig további védelmet nyújtanak azáltal, hogy minden lépést naplóznak, így teljes nyomonkövethetőséget garantálnak.

A mai bonyolult informatikai környezetben az információmenedzsment kulcsszerepet játszik a kockázatok csökkentésében és abban, hogy megvédhesse mindazt, ami igazán fontos – az adatait, ügyfeleit és munkatársait.

Az információmenedzsment-életciklus három jól elkülöníthető szakaszra bontásával az informatikai vezetők strukturáltabb, proaktívabb megközelítést alkalmazhatnak az érzékeny adatok védelmére.

A technológia kulcsszerepet tölt be az adatok biztonságos rögzítésében, feldolgozásában és továbbításában. A megfelelő eszközök csökkentik a manuális hibák lehetőségét, érvényesítik a vállalati szabályokat, és gondoskodnak arról, hogy az érzékeny adatok minden egyes lépésnél megfelelő védelemben részesüljenek. Ez kevesebb adatvédelmi incidenst, erősebb megfelelést és nagyobb biztonságérzetet jelent a szervezet egészében.

Ismerje meg, hogyan segíthetik a Canon információmenedzsment-megoldásai abban, hogy fokozza az adatok feletti irányítást, javítsa az átláthatóságot, és megalapozottabb döntéseket hozhasson.

Fedezze fel a Canon információmenedzsment-megoldásait