Cikk

Tippek informatikai vezetők számára: Hatékony hibrid munkavégzés egyszerűen

Tippek informatikai vezetők számára: Hatékony hibrid munkavégzés egyszerűen

Canon Camera
Az elmúlt év minden informatikai vezetőt komoly kihívások elé állított. Senki sem tudhatta előre, hogy a szervezetek által alkalmazandó informatikai stratégia milyen hirtelen és drasztikus változásokon megy majd keresztül. Miközben a munkamódszereink átalakultak, a világjárvány elképesztő mértékben gyorsította fel az eddig fokozatosan zajló fejlődést. Ami korábban egy stabil hároméves terv volt a digitális transzformáció elősegítésére, azt „most azonnal” kell végrehajtani.

Az elmúlt harminc évben búcsút intettünk az egyéni irodáknak és az irodai fülkéknek, nemrégiben pedig a 9-től 5-ig tartó munkaidőnek, sőt, még magának az irodai munkavégzésnek is. Az otthoni és a mobil munkavégzés terjedésének gyorsulását már a világjárvány előtt is megfigyelhettük – az alkalmazottak az irodában, a közös terekben, az otthoni dolgozószobájukban és az ország egy másik pontján lévő fiókirodában egyaránt hatékonyan szerettek volna dolgozni. A pandémia idején azonban az átalakulás iránti igény, valamint magának az átalakulásnak a gyorsasága még tovább fokozódott, mivel számos vállalkozás kötelezte el magát a távmunka és a megosztott munka hosszú távú alkalmazása mellett.

Ezen változások eredményeképpen az informatikai vezetők egyfajta információ-architektúra-vezetőkké léptek elő. Jelenleg az alábbiakhoz hasonló összetett kérdésekre kell választ adniuk:
  • Az információ hogyan fog átáramlani az üzleti folyamatokon és alkalmazásokon úgy, hogy az alkalmazottak különböző helyeken tartózkodnak? 
  • Hogyan biztosíthatjuk, hogy a távmunkában dolgozó személyzet digitális úton hozzáférhessen az irodába bekerülő papíralapú információkhoz? 
  • Hogyan biztosíthatjuk az információkhoz való hozzáférés és az információkezelés biztonságosságát az irodán kívüli munkaterületeken?

Az új mobil munkavégzési modell támogatása érdekében az informatikai csapatoknak át kellett értékelniük a mindennapi munkájuk alapját képező technológiát. A szervezeteknek olyan felépítésre van szükségük, amely helytől függetlenül is támogatja a problémamentes információáramlást. Sokuk számára ez egy teljes megújulást jelentett, amelynek során a korábbi helyszíni infrastruktúráról átálltak a felhőalapú szoftverekre és szolgáltatásokra.
1. Az infrastruktúra egyszerűségének megőrzése

Informatikai csapatként korábban bizonyára Önök is sok időt töltöttek a helyszíni infrastruktúra kezelésével és karbantartásával. Az idejüket hatékonyabban is kihasználhatták volna, ugyanakkor számos szervezetre ugyanez volt jellemző. A világjárvány terjedése számos üzleti vezetőt kényszerített arra, hogy felülvizsgálják a normál folyamatokat – végtére is nemcsak arról van szó, hogy az irodába való folytonos bejárás nem célravezető a lezárások idején, hanem hogy a hosszú távú megosztott vagy hibrid munkavégzést is ellehetetleníti. Ez a tapasztalat tehát elősegítette a helyszíni infrastruktúrától való függés csökkentését – az új, alapos vizsgálatot igénylő területek egyike az illesztőprogram-menedzsment.

Az illesztőprogram-menedzsment nem tartozik a széles körben megvitatott témák közé, azonban még akkor is komoly fejfájást okoz az informatikai csapatoknak, ha a készülékek és a felhasználók a helyszínen vannak. A hibrid munkavégzés csak még bonyolultabbá teszi a dolgokat. Az új környezetekben való munkavégzés valószínűleg olyan új készülékekbe történő beruházással jár, amelyek jobban megfelelnek a távoli helyeken való munkához. Az új készülékek pedig még több munkát jelentenek az informatikai csapatok számára, akiknek többek között a megfelelő szoftver, illesztőprogramok és biztonsági beállítás biztosításáról is gondoskodniuk kell.

A felhasználói követelmények az adott felhasználók szerepkörétől függően eltérőek, ez pedig az illesztőprogram-felügyeletre is kihat. Eközben egyre több felhasználó szeretné csatlakoztatni saját eszközeit is, így a nyomtató-illesztőprogramok megfelelő kezelése és telepítése még nagyobb fontossággal bír. A felhőalapú, illesztőprogramok nélküli környezetre való átállással nem csupán a távoli készülékek beállításával vagy frissítésével töltött időt spórolhatja meg, hanem abban is biztos lehet, hogy a vállalkozásának nem kell további helyszíni infrastruktúrát beszereznie.

2.Központi flottakezelés

A felhőalapú flottakezelésre való átállásnak nem az az egyetlen előnye, hogy alkalmasabbá teszi az infrastruktúrát a távmunkára – a központi flottakezelés biztosításának köszönhetően a nyomtató- és szkennerflotta felügyeletét, kezelését és karbantartását is egyszerűbbé teszi.

Előfordulhat például, hogy Ön egészen addig nem is szerez tudomást az alacsony tonerszintekről, elakadásokról, hibákról és hasonló problémákról, amíg egy alkalmazott nem jelenti őket – addigra azonban az adott probléma máris megakasztotta a napi munkát. Ha a készülék mondjuk 80 km-re, az alkalmazott otthonában található, a hiba diagnosztizálása és kijavítása még nehezebb. Mindez azt is jelentheti, hogy a készülék jó ideig nem lesz működőképes állapotban. A felhőalapú eszközök segítségével nyomon követheti a készülékflottákat, és a különböző problémákra, például a tonercserére való felkészüléssel csökkentheti az állásidőt.

A központi kezelés emellett a frissítések egyszerűbb kezelését is lehetővé teszi. Ha egy flotta készülékei nem ugyanabban a helyiségben találhatók, az egyes készülékeket lehetetlen külön-külön frissíteni. A felhőalapú kezelőszoftverrel egyszerűen vezetheti be az új frissítéseket és funkciókat a flotta összes készülékén – mindezt anélkül, hogy felállna az asztalától. Ez nemcsak Önnek, hanem az alkalmazottainak is jobb, akik azonnal, késedelmek nélkül férhetnek hozzá a legfrissebb verziókhoz – ez a biztonságot érintő alkalmazások esetén kiemelten fontos.

3.Biztonságos és hatékony információáramlás

Ezzel el is érkeztünk a biztonságos és hatékony munkafolyamatokhoz. Egy dologban mindannyian egyetérthetünk: a biztonság mindennél fontosabb. Az informatikai csapatoknak azonban megfelelő egyensúlyt kell teremteniük a hozzáférhetőség és a védelem között. Az alkalmazottaknak úgy kell biztosítani a számukra szükséges dokumentumokhoz való hozzáférést, hogy közben ne akadjanak rá azon dokumentumokra, amelyeket nem szabadna látniuk. A felhasználók számára biztosított egyszerű hozzáférés emellett azt sem jelentheti, hogy az adott dokumentumokhoz bárki, többek között rosszindulatú személyek is hozzáférhetnek.

A felhőalapú rendszerek számos előnnyel szolgálnak ezen a téren. Használatukkal az alkalmazottak a világ bármely pontjáról egyidejűleg, egyszerűen férhetnek hozzá a szükséges dokumentumokhoz. A rendszereknek köszönhetően az informatikai csapatok is egyszerűbben gondoskodhatnak a biztonságkezelésről, ugyanis olyan szabályok beállítását teszik lehetővé, amelyek engedélyezik vagy korlátozzák a szerveren található elérési helyekhez való hozzáférést az egyes felhasználók számára.

Eközben a felhőalapú flottakezelés mindezt a nyomtatók és szkennerek esetében is biztosítja. Központi perspektívából konfigurálhatja és kezelheti a felhasználói profilokat és munkafolyamatokat, így egyszerűen megadhatja a hozzáférésre és az információkezelésre vonatkozó szabályokat.

A hibrid munkavégzés új korszakának hajnalán az informatikai csapatok egyre gyakrabban öltik majd fel az „információ-architektúra-vezető” szerepét. Ennek középpontjában a hatékony és biztonságos helyfüggetlen munkavégzést lehetővé tevő eszközök és technológia biztosítása áll. A felhő talán már eddig is szerepelt a szervezete terveiben, ehhez a feladathoz azonban gyakorlatilag elengedhetetlen, különösen, ha a flottakezelésről van szó. Mindez azonban nem csupán a szükségességről szól – ez egyben egy lehetőség is a flottakezelés általános fejlesztésére, a rendelkezésre állás fokozására és a munkaerő biztonságának garantálására.

Tudjon meg többet arról, hogy mi várható az informatika területén az elkövetkezendő tíz évben.

Kapcsolódó termékek és megoldások

További tájékoztatás

Bizonytalan abban, hogy melyik termékre van szüksége vállalkozása számára?