Miért kell kiemelt figyelmet fordítani a munkahelyi folyamatokra?

Milyen gyakran jön zavarba, amikor egy dokumentumot keresnek Önnél kollégái? Előfordult már, hogy azért csúszott meg egy feladattal, mert nem találta a keresett mappát?

Mindannyiunknak vannak hasonló élményei, és a probléma általánosnak mondható az olyan munkahelyeken, ahol a munkatársak közös fájlokat használnak. Mivel a megkérdezett alkalmazottak közel háromnegyede szerint szervezetük központi rendszert üzemeltet a fájlok tárolására, így azt kijelenthetjük, hogy nem az infrastruktúra hiánya áll a probléma hátterében.

Az ok valójában abban keresendő, hogy az alkalmazottak 41 százaléka továbbra is személyes eszközére menti le a dokumentumokat. Lássuk be az emberek hajlamosak a számukra megfelelő megoldást választani, ami nem mindig esik egybe a cég érdekeivel. Gyakran pedig nincsenek is tisztában tetteik következményeivel.

Ez persze nem jelenti azt, hogy nincs megoldás a problémára. Az informatikai vezetők úgy érhetnek el eredményt ezen a területen, ha egységes, szabályozott munkafolyamatokat vezetnek be. Bár rendkívül unalmasnak tűnhet, mégis kiemelt feladatként kell ezt kezelniük, hiszen a szervezetek több mint felénél még napjainkban is hiányoznak a következetes és egyértelmű folyamatok.

Az új rendszerek bevezetése azonban csak az egyik része a munkának, ha azokat nem ismertetik meg a dolgozókkal, vagy nem tisztázzák a szabályokat, akkor feleslegesek maradnak. Az alkalmazottak bizalmának elvesztéséhez vezethet, ha úgy érzik, hogy a dokumentumok tárolása és visszakereshetősége nem megfelelő a vállalatnál, hiszen mindez a szervezetlenség és a kevésbé hatékony működés látszatát kelti. Részben emiatt használják a munkavállalók inkább a saját eszközeiket.

Az egyértelmű munkafolyamat-leírások hiányát nem csupán az alkalmazottak nehezményezik, de mindez közvetlen hatást gyakorol a jövedelmezőségre és a termelékenységre is. Jelenleg naponta átlagosan 25 percet fordítunk a munkaidőnkből arra, hogy megkeressük az itt, ott lementett dokumentumokat. Ez eléggé riasztó, ha figyelembe vesszük, hogy mi minden másra fordíthatnánk az elvesztett időt.

Végül is az informatikai vezetők feladata az alkalmazottak bizalmának visszaszerzésére. Egyértelmű igény mutatkozik, arra, hogy a vezetők vállalják a felelősséget az egész vállalatra kiterjedő munkafolyamatok kidolgozásáért és megvalósításáért, amelyekkel javítható a termelékenység, és a vállalat rendszereibe vetett hit is visszanyerhető. Ha létrejönnek az új munkafolyamatok, meg fog lepődni, hogy naponta 25 perc alatt.mi minden elérhető.