Négy digitális tendencia, amely hatással van az információkezelésre

Információkezelési tendenciák

A gyenge információkezelés súlyos következményekkel jár a vállalati biztonságra nézve. Fennáll a peres eljárások, a komoly bírságok kiszabásának, valamint a jó hírnévre gyakorolt negatív hatás veszélye. A technológia azonban tökéletes eszköz lehet a hatékony és helyes információkezelés eléréséhez. A továbbiakban négy digitális tendenciát mutatunk be – felhő, IoT, automatizálás és mobil munkavégzés –, valamint azt, hogy ezek milyen hatással vannak a munkahelyi adatok kezelésére.

Felhőalapú együttműködés

Az elmúlt évtized egyik legfontosabb technológiai trendje a felhőalapú számítástechnika létrehozása és elterjedése volt, melynek előnyei mára egyértelműen bebizonyosodtak. Egy sikeres digitális átalakulási stratégiának azonban fel kell ismernie, hogy bár a felhő nagyszerű eszköz, a vállalati technológiai infrastruktúrák gyakran eltérő jellegűek; az újabb kiszervezett és digitális elemek mellett régebbi rendszerek, például helyszíni vagy papíralapú elemek is léteznek.

Az integráció az egyik legnagyobb kihívás a hibrid vállalatok számára, de egyúttal a sikeres vállalkozás kulcsa is. A felhőalapú együttműködés – a fájlok felhőn keresztüli megosztásának és közös szerkesztésének módszere, amikor is minden egy központi „felhőbe” kerül – felbecsülhetetlenné vált ennél a folyamatnál, mivel olyan környezetet teremt, amelyben a fizikai és a digitális eszközök egy helyen hozzáférhetők.

Mobil munkavégzés

A termelékenység szempontjából óriási jelentőséggel bír az a lehetőség, hogy az alkalmazottak az irodán kívül is, szinte bárhonnan dolgozhatnak. Ez ráadásul ahhoz is hozzájárult, hogy rugalmasabb munkamódszereket lehet alkalmazni, ami növeli a munkahelyi elégedettséget. A mobil munkavégzés azonban arra kényszerítette a vállalkozásokat, hogy alaposan áttekintsék az információkezelés kérdését. Miközben az alkalmazottaknak lehetőségük van az irodán kívül is dolgozni, egyre fontosabb, hogy szigorúan betartsák az információ- és adatkezelési irányelveket, és ezáltal megelőzzék a vállalat szabályszegés vagy veszteség miatti sebezhetővé válását.

IoT

A globális technológiai jelenség, az IoT elképesztően széles körű eszközöket kapcsol össze, beleértve a fogyasztói elektronikai cikkeket, a fizetési terminálokat és a személygépkocsikat is. Ez a hálózat forradalmasíthatja az irodákat. Az IoT részletes betekintést ad az ügyfelek viselkedésébe, ezáltal a lehetőségek óriási tárházát kínálja a költségek csökkentésére, a folyamatok racionalizálására és a szolgáltatásnyújtás színvonalának növelésére. A McKinsey becslései szerint az IoT gazdasági értéke 2025-re akár 1,1 billió dollár (kb. 330 billió forint) is lehet.* Napjainkban a vállalatok már elkezdik bevezetni a mesterséges intelligencia (AI – Artificial Intelligence), a gépi tanulás, a természetes nyelv és a képfeldolgozás használatát az adatelemzési folyamatba, ami a generált adatok jobb megértését teszi lehetővé.

A vállalatok számára óriási lehetőséget jelent, hogy ki tudják aknázni ezt az új technológiát, és át tudják alakítani az információkezelést – ez az út sokak számára csak most kezdődik. A tavalyi évben a vállalkozások 49 százaléka nem rendelkezett vállalati szintű digitális stratégiával (a felmérésben 4498 informatikai igazgatót kérdeztek meg 86 országban)**, és az ilyen stratégiával rendelkező vállalatoknak is 88 százaléka érezte úgy, hogy üzleti tevékenysége még nem élvezi teljes mértékben e stratégia eredményeit. Ebben a rengeteg változással járó időszakban a vállalkozásoknak naprakésznek kell lenniük, és olyan digitális információkezelési megoldásokat kidolgozniuk, amelyek magukban foglalják a manuális, a digitális és az automatizált folyamatokat.

*McKinsey, The internet of thing: mapping the value beyond the hype, June 2016

**Harvey Nash / KPMG CIO Survey: Navigating uncertainty, April 2017