Az információáramlás felpezsdítése

Elakadt információ. Minden üzleti folyamatban előfordulhat, de sokszor többet árul el az IT-osztály hiányosságairól, mint az érintett osztályról, amit a vezetés hibásnak gondol.

A legtöbbször a munkafolyamatok maghatározásához több helyről érkeznek információk, melyeket az egyes teameknek kell egyeztetnie. Rengeteg olyan formanyomtatványt vagy űrlapot használunk, amelyen több divízió dolgozik egyszerre. A HR-osztály adatbázisára szinte minden a munkavállalót érintő lépéshez szükség van. Az ügyféligények kiszolgálásához pedig kell a marketing, az értékesítés, a pénzügy, vagy a CRM-et kezelő osztály együttműködése. Az ilyen közösen végzett feladatok esetében egyetlen gyenge láncszem is a teljes folyamatot hátráltathatja, a kijelölt csapatok pedig nem mindig vannak tisztában azokkal a problémákkal, amelyeket a folyamat későbbi szakaszain állóknak okoznak. Így amikor az IT-osztály észreveszi, hogy hol van a szűk keresztmetszet a folyamatban, általában azt tanácsolják, hogy kérdezzék meg a probléma okáról az adott divízióban dolgozó embereket, ahol a rendszer lelassul. Ha azonban az információ áramlásának lassulását egy másik részleg okozza – és valószínűleg ez a helyzet –, nincs sok esély arra, hogy a megkérdezett munkatársak segíteni tudjanak.

Legtöbbször az IT-osztály tud ilyenkor segíteni. Az ő feladatuk, hogy tisztában legyenek a szervezetben zajló folyamatokkal, de legalábbis tudják, hogy ki az a személy a cégnél, aki átlátja a folyamatokat.

A problémás helyek azonosítása

Elméletben egyszerűen fel lehet tárni az információáramlás szűk keresztmetszeteit ha elindítunk egy tesztfolyamatot, és megnézzük az elakadások helyét. Sajnos azonban a látszólag rutinszerű, ám rendkívül fontos feladatok összetettsége miatt nehéz a probléma pontos azonosítása, hacsak valaki nem ismeri egészen pontosan azokat az adathalmazokat, amelyek egymással együttműködve alkotják a kész folyamatot. Továbbá ne feledkezzünk meg a kézi adatkezelésből és adatbevitelből fakadó nehézségekről sem. Sok szervezet választja tanácsadók bevonását, akik segítséget nyújtanak az informatikai vezetőnek az összetett adatfolyamok feltérképezésében és kezelésében, ami abban segít, hogy az irányításuk alá vonhassák a folyamatokat. Az is fontos, hogy a különböző részlegeken dolgozó munkatársak körében felmérjük, hogyan dolgoznak, és hol látnak lehetőséget a fejlesztésre. Egy friss szempár elősegítheti a folyamatok optimalizálását és a rendszer problémás pontjainak azonosítását, valamint esetleg új eszközök bevezetését az egyes üzleti folyamatok felügyelésére és kezelésére.

A szűk keresztmetszetek megszüntetése

Az elvégzendő feladatok sorrendjének felállítása az első lépés, mely megszünteti az információk elakadását, és abban is segít, hogy a belső súrlódások helyett az elégedett ügyfelekre helyeződjön a hangsúly. Egy 30 nap múlva fizetendő számla például nyilvánvalóan jóval kevésbé fontos, mint egy közelgő lakhelyváltáshoz kapcsolódó jelzálog-dokumentum feldolgozása. A dokumentumok és folyamatok fontossági sorrendbe állításával a szervezetek elkerülhetik a szűk keresztmetszeteket, hiszen nem lesz minden feladat ugyanolyan sürgős. Ez az a terület, ahol az informatikai vezetők és munkatársaik hatékonyabb folyamatok biztosításával segíthetik az üzleti igények teljesítését. Ahelyett, hogy az egyes adathalmazok egyéni felelőseire hagynák az olyan problémák megoldását, amelyek létezéséről ők nem is feltétlenül tudnak, az IT-osztálynak magára kell vállalnia a felelősséget. Irányításuk alá kell vonniuk a szervezeti adatáramlást, és biztosítani, hogy valaki átfogó, makroszintű rálátással rendelkezzen, hogy könnyen azonosíthassák a problémás helyeket.

A szűk információáramlás szűk keresztmetszeteinek megszüntetését prioritásként kell kezelni az olyan szervezetek informatikai vezetőinek, amelyek azáltal szeretnének versenyelőnyre szert tenni, hogy másoknál gyorsabb kiszolgálást kínálnak, vagy egy nappal gyorsabban szállítják ki a terméket, mint a közvetlen versenytársuk, illetve egyszerűen gondoskodnak az ügyfelek naprakész tájékoztatásáról. Mindehhez az első lépés a felelősség felvállalása más csapatok hibáztatása helyett.