Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Leeds városi tanácsa: legjobbá válni az egyszerűség által

A kihívás

Leeds városi tanácsa Nagy-Britannia második legnagyobb nagyvárosi hatósága, és 700 000 polgárnak nyújt kritikus fontosságú támogatási szolgáltatásokat. A legjobb akar lenni – mind a szolgáltatások minőségét, mind pedig a szolgáltatásnyújtás módját tekintve. A közszférát érintő megszorítások és költségcsökkentés korában ez egy kihívást jelentő cél.

Amellett, hogy termelékenységüket javítani, nyomtatási költségeiket és a hulladékmennyiséget pedig csökkenteni szerették volna, a tanácsnak a közszolgáltatásokhoz való hozzáférés módján is változtatnia kellett. Helena Phillips, a Megosztott szolgáltatások részleg vezetője így fogalmaz: „Egyre nagyobb mennyiségű kommunikáció zajlik digitális csatornákon keresztül, így azzal a kihívással szembesültünk, hogy a szűkülő költségvetés ellenére fejlesztenünk kellett a kínált szolgáltatásainkat.”

"Legfőbb célunk egy olyan intelligens nyomtatási megoldás bevezetése volt, amely pénzt és időt takarít meg az egész tanácsnak."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

A legkevésbé hatékony területek azonosításakor a tanács nyomtatási szolgáltatásai az élen álltak. A nyomtatás egy jelentős informatikai funkciót jelent a 12 500 alkalmazott számára, de a hálózati és különálló eszközökből álló flottát nehéz volt kezelni és karbantartani. A menedzselt nyomtatási szolgáltatásokért felelős vezető, Kirsty McCarthy így emlékszik vissza: „A csapatom napjainak nagy része a hibák kezelésével és a széthullás minimalizálásával telt. Legfőbb célunk egy olyan intelligens megoldás bevezetése volt, amely pénzt és időt takarít meg az egész tanácsnak.”

A Canon megoldása

A tanáccsal szorosan együttműködve a Canon kidolgozott egy szervezetszintű nyomtatási megoldást, amelyet PrintSmart névre keresztelt. Ez 850 speciális fekete-fehér és színes, többfunkciós eszközből (MFD), valamint egy integrált faxkiszolgáló megoldásból állt, amelyek egyetlen kezelőrendszer alá tartoztak.

"A Canon már a kezdetekkor úgy gondolta, hogy beszállító helyett inkább stratégiai partner lesz."

Annak elősegítése érdekében, hogy a tanács mindössze hat hónap alatt be tudja vezetni a PrintSmart szolgáltatást, a Canon online és videós oktatást szervezett, illetve képzési programot indított olyan „szuperfelhasználók” képzéséhez, akik be tudják mutatni a tanács munkatársainak a rendszer használatát. A szolgáltatásokért és infrastruktúráért felelős vezető, Andrew Byrom úgy fogalmazott: „A Canon már a kezdetekkor úgy gondolta, hogy beszállító helyett inkább stratégiai partner lesz. A csapattagok teljes mértékben elkötelezettek voltak, és folyamatosan a maximumot nyújtották – különösen a kihívást jelentő átállási időszakban. A technológia olyan jó és könnyen használható volt, hogy az emberek szinte rajongtak érte.”

Eredmények

A PrintSmart megoldás pénzügyi hatása azonnal érezhető volt: a tanács az előző szerződés mintegy 30%-át megspórolta már az első évben, a mai napig ez több mint 400 000 £-ot jelent. A nyomtatóflotta kisebb számú, költséghatékonyabb MFD-kre való lecserélésével a nyomtatóeszközök száma 39%-kal redukálódott, amely a nyomtatási mennyiség 25%-os csökkenéséhez vezetett az első évben. A környezeti megtakarítások is hasonlóan lenyűgözőek voltak. Az első 12 hónapban megközelítőleg 1007318 kg-mal kevesebb üvegházhatást okozó gázokat bocsátottak ki, és 18139 fát mentettek meg, így Leeds városa remek úton halad afelé, hogy alacsony széndioxid kibocsátó várossá váljon.

"A fejlesztések drámai mértékűek voltak. Az olyan kisebb módosítások, mint a nyomtatási sor megtekinthetősége, valamint az egyéni PIN-kódos hozzáférés biztosítja, hogy a dokumentumok ne vesszenek el, és ezzel időt is megtakarítanak."

A termelékenység is nagymértékben nőtt, ahogy azt az Üzleti adminisztráció részleg vezetője, Jo Miklo is elmondta: „A fejlesztések drámai mértékűek voltak. Az olyan kisebb módosítások, mint a nyomtatási sor megtekinthetősége, valamint az egyéni PIN-kódos hozzáférés biztosítja, hogy a dokumentumok ne vesszenek el, és ezzel időt is megtakarítanak a lekérésükkor. Az egyszerű adatszkennelési lehetőségekkel gyorsabban tudunk reagálni a polgárok kéréseire.” Az állásidő gyakorlatilag megszűnt, és Andrew Byrom számára a siker legegyértelműbb jele az, hogy hónapok óta nem érkezett hozzá panasz.

Az adatbiztonságot illetően is komolyabb fejlesztésekre került sor. Ilyenek például a továbbfejlesztett faxolási megoldások, amelyeket kórházak és iskolák közötti információcseréhez használnak. Ezek a megoldások garantálják, hogy az érzékeny adatokat kellő biztonsággal kezeljék. Az olyan új intézkedések, mint az egyéni PIN-kódos hozzáférés és a nyomtatási feladatok 24 óra utáni automatikus törlése, jelentős fejlődésekhez vezettek ezen a területen.

Egy digitális tanács

A Canon segítségével Andrew Byrom azt a célt tűzte ki, hogy minden évben további öt százalékkal csökkenti a tanács nyomtatási mennyiségét. A rendszer részletes adatjelentéseinek segítségével csapata olyan részlegeket vesz célba, ahol úgy látják, hogy nem gazdaságosan végzik a nyomtatást, és megtanítják a személyzetnek, miként csökkenthetik a nyomtatási mennyiséget. A cél annak biztosítása, hogy az új nyomtatási infrastruktúra befektetése hosszú távon megtérüljön, így a tanács más területeken is elkezdhesse a fejlesztéseket és megtakarításokat érhessen el.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Munkamódszerünk újragondolásával a Canon segített, hogy jobb szolgáltatást tudjunk nyújtani Leeds polgárainak."

A PrintSmart tanácsnál elért sikerét belsőleg is elismerték, mint egy kiváló példát arra, hogyan valósíthatók meg a nagyobb vállalati projektek. Helena Phillips szerint: „A PrintSmart megoldással a nyomtatás már nem egy problémás terület, hanem egy elengedhetetlen eszköz a digitális korban való munkavégzéshez. Munkamódszerünk újragondolásával a Canon segített, hogy jobb szolgáltatást tudjunk nyújtani Leeds polgárainak.”

További információk

Kapcsolat

Ismerje meg, hogyan segíthetünk vállalkozása egyszerűsítésében

További információk