Hogyan befolyásolja a digitális átalakulás a vállalkozását?
Olvassa el a Canon útmutatóját a digitális és automatizált technológia pénzügyi munkakörben való bevezetéséről!
A digitális átalakulás minden részleget másképp érint, a pénzügyi munkakörben pedig ez a folyamat másokhoz képest kifejezetten több kihívással jár. Ötből négy pénzügyi szakember állítja, hogy részlegük nem tartja a lépést a szervezet más digitális átalakulási terveivel. A Canon GYIK segít megválaszolni, hogyan küzdhetnek meg a modern pénzügyi vezetők a kihívásokkal, és az átalakuláson keresztül miként juthatnak el a digitális kiválóságra.
A pénzügyi vezető feladatköre hagyományosan a pénzügyi tervezést, a teljesítményről való jelentéskészítést és a kockázatkezelést is magában foglalta. Ugyanakkor a történtekre való visszatekintést és az ez alapján végzett jelentéskészítést mostanra a szervezet jövőjének meghatározása és megtervezése váltotta fel. A pénzügyi vezetőktől ma azt várják, hogy a várható trendekre épülő, adatvezérelt stratégiát dolgozzanak ki. Ők azonban ezt a speciálisabb feladatot csak akkor képesek ellátni, ha nem akadályozzák őket időpazarló adminisztratív és mindennapos könyvelési munkák. Következésképpen a pénzügyi vezetők jellemzően több technológiába is befektetnek, amelyekkel ezek a feladatok hatékonyabban és automatikusabban végezhetők el, így az értékesebb stratégiai munkára összpontosíthatnak.
A pénzügyi részleg jellemzően nagyobb kihívást lát a digitális átalakulásban, mint a vállalkozások más területei. Valójában 88%-uk[1] ismeri el, hogy küzdenek a vállalkozás digitális céljainak elérésével. Következésképpen a pénzügyi tevékenységben gyakran tapasztalhatók alacsonyabb termelékenységgel és hatékonysággal járó problémák, nem beszélve a folyamatokkal járó nagyobb költségekről. Ez pedig csak erősíti a pénzügyi osztály költségközpontként való kezelését.
[1] AIIM jelentés: Finance and Accounting in 2017 (Pénzügy és számvitel 2017-ben)
A fejlődést a manuális folyamatokra és régebbi rendszerekre való túlzott hagyatkozás még inkább akadályozza – a pénzügyi szakemberek 66%-a szerint jobban támaszkodnak a papír alapú domentálásra, mint a más üzleti munkakörben dolgozók. Valójában, bár minden üzleti munkakörben az egész részlegre kiterjedő digitalizálás elérése a cél, a folyamat tulajdonképpen olyan, mint egy utazás. Mivel a részleg talán az egész szervezet legkényesebb és legfontosabb adatainak kezelésével foglalkozik, a megszokott munkafolyamatok megakadására még gondolni is ijesztő lehet. Következésképpen a digitális technológia alkalmazását alaposan meg kell fontolni, és egyelőre minden új digitális és manuális munkafolyamatot egyidejűleg kell használni.
A vállalkozások valójában mindig az új és a régi között vívódnak: a régi IT-t optimalizálják és frissítsék, vagy újat vezessenek be? A digitális átalakulás tehát a legfontosabb folyamatok frissítését és az automatizálás hatékonyságában rejlő lehetőségek kiaknázását jelenti a nem digitális munkafolyamatok fenntartásával és fejlesztésével a későbbi optimalizáláshoz. Úgy tűnik, a digitális átalakulás akkor sikeresebb, ha a vállalkozások megbarátkoznak a hibrid környezet valóságával, amelyben a digitális és az analóg folyamatok egyaránt jelen vannak.
Következésképpen az új technológiák integrálásakor rugalmasan kell kezelniük az átalakulás különböző fázisai során felmerülő igényeket, valamint problémamentes és teljes körű integrációt kell biztosítaniuk a meglévő, a háttérben futó és a jövőbeni rendszerekkel, munkafolyamatokkal és eljárásokkal egyaránt.
Legyen szó az általános adatvédelmi szabályzat (GDPR) nemrég történt bevezetéséről vagy más, megvesztegetésre, modernkori rabszolgaságra, illetve a fizetési feltételek jelentésének kötelezettségre vonatkozó törvényről, a megfelelőséget érintő egyre több kihívás a pénzügyi részlegeket a változásra kényszeríti. A hagyományos, papíralapú módszerek nemcsak bonyolultabbá és nehezebbé teszik az olyan kulcsfontosságú folyamatok kezelését, mint a P2P, hanem a jogszabályi megfelelés kockázatát is növelik. A fokozott hatékonyság és rugalmasság mellett a digitális és automatizált technológia alkalmazásával a vállalkozások olyan átláthatóbb, felelősebb eljárásokat és munkafolyamatokat alakíthatnak ki, amelyek megfelelnek napjaink megfelelőséget érintő, sokrétű elvárásainak.
Noha számos technológia áll a rendelkezésre, amelyet a „következő nagy dobásként” harangoznak be, a pénzügyi szektor számára ma az automatizálás kínálja a leginkább kézzelfogható és praktikus előnyöket. A pénzügy automatizálása stratégiai szempontból bármely vállalkozás digitális átalakulásának alappillére kell legyen; ez ugyanis kulcsfontossággal bír a fizikai és digitális információk összekapcsolásában, amiért a részleg felel. Az elsődleges feladatok, például a számlafeldolgozás és a P2P automatizálásának bevezetése számtalan előnnyel jár: többek között hatékonyabbá teszi ezeket a feladatokat, csökkenti a háttérirodai adminisztráció költségeit, valamint megkönnyíti a vállalkozások megfelelőségének fenntartását.
Az automatizálás lehetővé teszi a pénzügyi részlegek számára, hogy minimálisra csökkentsék az emberi hibák valószínűségét a papírmunka feldolgozása és a bevált gyakorlatok követése szempontjából, ami többek között többlépcsős intézkedések, például a kötelező jóváhagyások beépítésének megkönnyítésében, valamint a megfeleléshez szükséges lépések kihagyásának megakadályozásában nyilvánul meg. A digitális folyamatok pedig ezzel egyidejűleg könnyedén ellenőrizhetők, valamint elősegítik a belső előírásoknak és a külső számviteli szabályoknak való megfelelést.
A mesterséges intelligencia kézzel fogható előnyökkel jár a vállalkozások számára. Erre a legjobb példa az adatok prediktív elemzésre való felhasználása ahelyett, hogy a vállalkozásoknak valaki megmondaná, mi az, ami már végbement. Minden pénzügyi vezető és a pénzügyi munkakör egyik központi feladata is a teljesítmény elemzése és a stratégia kidolgozása. Bár ez mindig adatvezérelt, a mesterséges intelligencia több évre visszamenően képes a teljesítményadatok elemzésére, hogy azután az emberi szemmel akár nem látható minden értelmezhető mintát észrevegyen. Amikor pedig a stratégia már alkalmazásra került, a mesterséges intelligencia – valós időben – képes felügyelni az eltéréseket, amelyekről a vállalkozást is riasztja, és automatikusan jelzi a problémákat az érintetteknek is, ha beavatkozásra van szükség.
Bár a pénzügy és a beszerzés közötti munkavégzés egyre szorosabb, a szervezetek mindössze egyharmada véli úgy, hogy beszerzési és pénzügyi munkaköreik valóban szorosan illeszkednek egymáshoz. A szervezet fizetési folyamatainak gyorsasága és pontossága erősen befolyásolja a szállítókkal fennálló kapcsolatainak minőségét. Ha a fizetési folyamatok a munkafolyamatok nem megfelelő optimalizáltsága miatt túlterheltté válnak, az ilyen üzleti kapcsolatok minősége romlik. Ennek eredményeként számos vállalat az automatizálási technológia integrálásával igyekszik növelni a kohéziót, ami csökkenti a kézi feldolgozással járó késéseket és hibákat, ugyanakkor javítja a beszállítókkal való kapcsolatot.
Az AIIM szerint a vállalkozások 22%-a vallja be, hogy jelenleg a számlafeldolgozási tevékenységük mindössze negyede automatizált. Ez az arány azonban várhatóan növekedni fog, nem is kérdés, miért. Az AIIM kutatása kimutatta, hogy a még mindig papíralapú megoldást alkalmazó vállalkozások számára a számlák feldolgozásának ideje átlagosan 3–5 nap. Összehasonlításképpen az automatizált megoldást használó vállalkozások egy napnál rövidebb számlafeldolgozási ciklusról számoltak be.
Szabályozza pénzforgalmát, és tudja meg, hogyan takaríthat meg időt és pénzt az optimalizált számlázási folyamattal!
Erősítse meg adatbiztonságát, és gondoskodjon arról, hogy a dokumentumok a megfelelő időben a megfelelő helyre kerüljenek
Dolgozzon gyorsabban, csökkentsen a költségein, és nyújtson jobb ügyfélszolgálatot a levelek hatékonyabb feldolgozásával!
Hogyan javítható a pénzügyi részleg hírneve a digitális átalakulással?
Olvassa el a Canon útmutatóját a digitális és automatizált technológia pénzügyi munkakörben való felhasználásáról!
A vezetők érve az automatizálás pénzügyi munkakörbe építése mellett
Hogyan érhetik el a pénzügyi vezetők, hogy a pénzügyi funkciók az üzleti teljesítményt megalapozó nyereséggé alakuljanak?
