Cikk

Amit minden pénzügyi vezetőnek tudnia kell a digitális átalakulásról

Hogyan befolyásolja a digitális átalakulás a vállalkozását?

Útmutató letöltése

Útmutató a pénzügy hibrid környezetben történő átalakításához

Olvassa el a Canon útmutatóját a digitális és automatizált technológia pénzügyi munkakörben való bevezetéséről!

Útmutató letöltése

Woman speaks to men in a meeting

Pénzügyi vezető – GYIK

A digitális átalakulás minden részleget másképp érint, a pénzügyi munkakörben pedig ez a folyamat másokhoz képest kifejezetten több kihívással jár. Ötből négy pénzügyi szakember állítja, hogy részlegük nem tartja a lépést a szervezet más digitális átalakulási terveivel. A Canon GYIK segít megválaszolni, hogyan küzdhetnek meg a modern pénzügyi vezetők a kihívásokkal, és az átalakuláson keresztül miként juthatnak el a digitális kiválóságra.

Hogyan fejlődik a pénzügyi vezető feladatköre?

A pénzügyi vezető feladatköre hagyományosan a pénzügyi tervezést, a teljesítményről való jelentéskészítést és a kockázatkezelést is magában foglalta. Ugyanakkor a történtekre való visszatekintést és az ez alapján végzett jelentéskészítést mostanra a szervezet jövőjének meghatározása és megtervezése váltotta fel. A pénzügyi vezetőktől ma azt várják, hogy a várható trendekre épülő, adatvezérelt stratégiát dolgozzanak ki. Ők azonban ezt a speciálisabb feladatot csak akkor képesek ellátni, ha nem akadályozzák őket időpazarló adminisztratív és mindennapos könyvelési munkák. Következésképpen a pénzügyi vezetők jellemzően több technológiába is befektetnek, amelyekkel ezek a feladatok hatékonyabban és automatikusabban végezhetők el, így az értékesebb stratégiai munkára összpontosíthatnak.

Általában lemarad a pénzügyi tevékenység, ha digitális átalakulásra kerül sor?

A pénzügyi részleg jellemzően nagyobb kihívást lát a digitális átalakulásban, mint a vállalkozások más területei. Valójában 88%-uk[1] ismeri el, hogy küzdenek a vállalkozás digitális céljainak elérésével. Következésképpen a pénzügyi tevékenységben gyakran tapasztalhatók alacsonyabb termelékenységgel és hatékonysággal járó problémák, nem beszélve a folyamatokkal járó nagyobb költségekről. Ez pedig csak erősíti a pénzügyi osztály költségközpontként való kezelését.
[1] AIIM jelentés: Finance and Accounting in 2017 (Pénzügy és számvitel 2017-ben)

Milyen korlátai vannak a vállalkozások digitális átalakulásának elsősorban a pénzügyi munkakörben?

A fejlődést a manuális folyamatokra és régebbi rendszerekre való túlzott hagyatkozás még inkább akadályozza – a pénzügyi szakemberek 66%-a szerint jobban támaszkodnak a papír alapú domentálásra, mint a más üzleti munkakörben dolgozók. Valójában, bár minden üzleti munkakörben az egész részlegre kiterjedő digitalizálás elérése a cél, a folyamat tulajdonképpen olyan, mint egy utazás. Mivel a részleg talán az egész szervezet legkényesebb és legfontosabb adatainak kezelésével foglalkozik, a megszokott munkafolyamatok megakadására még gondolni is ijesztő lehet. Következésképpen a digitális technológia alkalmazását alaposan meg kell fontolni, és egyelőre minden új digitális és manuális munkafolyamatot egyidejűleg kell használni.

Hogyan biztosíthatják a vállalatok az új technológiák hatékony integrálását a pénzügyi tevékenységbe?

A vállalkozások valójában mindig az új és a régi között vívódnak: a régi IT-t optimalizálják és frissítsék, vagy újat vezessenek be? A digitális átalakulás tehát a legfontosabb folyamatok frissítését és az automatizálás hatékonyságában rejlő lehetőségek kiaknázását jelenti a nem digitális munkafolyamatok fenntartásával és fejlesztésével a későbbi optimalizáláshoz. Úgy tűnik, a digitális átalakulás akkor sikeresebb, ha a vállalkozások megbarátkoznak a hibrid környezet valóságával, amelyben a digitális és az analóg folyamatok egyaránt jelen vannak.

Következésképpen az új technológiák integrálásakor rugalmasan kell kezelniük az átalakulás különböző fázisai során felmerülő igényeket, valamint problémamentes és teljes körű integrációt kell biztosítaniuk a meglévő, a háttérben futó és a jövőbeni rendszerekkel, munkafolyamatokkal és eljárásokkal egyaránt.

Glasses resting on documents on desk

Ön szerint mi indította be az átalakulást a pénzügy területén?

Legyen szó az általános adatvédelmi szabályzat (GDPR) nemrég történt bevezetéséről vagy más, megvesztegetésre, modernkori rabszolgaságra, illetve a fizetési feltételek jelentésének kötelezettségre vonatkozó törvényről, a megfelelőséget érintő egyre több kihívás a pénzügyi részlegeket a változásra kényszeríti. A hagyományos, papíralapú módszerek nemcsak bonyolultabbá és nehezebbé teszik az olyan kulcsfontosságú folyamatok kezelését, mint a P2P, hanem a jogszabályi megfelelés kockázatát is növelik. A fokozott hatékonyság és rugalmasság mellett a digitális és automatizált technológia alkalmazásával a vállalkozások olyan átláthatóbb, felelősebb eljárásokat és munkafolyamatokat alakíthatnak ki, amelyek megfelelnek napjaink megfelelőséget érintő, sokrétű elvárásainak.

Mindig vannak felkapott új technológiák, de Ön szerint miben rejlik a legnagyobb lehetőség a pénzügyi szektor számára?

Noha számos technológia áll a rendelkezésre, amelyet a „következő nagy dobásként” harangoznak be, a pénzügyi szektor számára ma az automatizálás kínálja a leginkább kézzelfogható és praktikus előnyöket. A pénzügy automatizálása stratégiai szempontból bármely vállalkozás digitális átalakulásának alappillére kell legyen; ez ugyanis kulcsfontossággal bír a fizikai és digitális információk összekapcsolásában, amiért a részleg felel. Az elsődleges feladatok, például a számlafeldolgozás és a P2P automatizálásának bevezetése számtalan előnnyel jár: többek között hatékonyabbá teszi ezeket a feladatokat, csökkenti a háttérirodai adminisztráció költségeit, valamint megkönnyíti a vállalkozások megfelelőségének fenntartását.

Az automatizálás lehetővé teszi a pénzügyi részlegek számára, hogy minimálisra csökkentsék az emberi hibák valószínűségét a papírmunka feldolgozása és a bevált gyakorlatok követése szempontjából, ami többek között többlépcsős intézkedések, például a kötelező jóváhagyások beépítésének megkönnyítésében, valamint a megfeleléshez szükséges lépések kihagyásának megakadályozásában nyilvánul meg. A digitális folyamatok pedig ezzel egyidejűleg könnyedén ellenőrizhetők, valamint elősegítik a belső előírásoknak és a külső számviteli szabályoknak való megfelelést.

Nem indokolatlanul népszerű a mesterséges intelligencia? Lehet előnye a pénzügyi munkakörre nézve?

A mesterséges intelligencia kézzel fogható előnyökkel jár a vállalkozások számára. Erre a legjobb példa az adatok prediktív elemzésre való felhasználása ahelyett, hogy a vállalkozásoknak valaki megmondaná, mi az, ami már végbement. Minden pénzügyi vezető és a pénzügyi munkakör egyik központi feladata is a teljesítmény elemzése és a stratégia kidolgozása. Bár ez mindig adatvezérelt, a mesterséges intelligencia több évre visszamenően képes a teljesítményadatok elemzésére, hogy azután az emberi szemmel akár nem látható minden értelmezhető mintát észrevegyen. Amikor pedig a stratégia már alkalmazásra került, a mesterséges intelligencia – valós időben – képes felügyelni az eltéréseket, amelyekről a vállalkozást is riasztja, és automatikusan jelzi a problémákat az érintetteknek is, ha beavatkozásra van szükség.

Hogyan segítheti elő a pénzügyi csoport a beszerzéssel való jobb együttműködést?

Bár a pénzügy és a beszerzés közötti munkavégzés egyre szorosabb, a szervezetek mindössze egyharmada véli úgy, hogy beszerzési és pénzügyi munkaköreik valóban szorosan illeszkednek egymáshoz. A szervezet fizetési folyamatainak gyorsasága és pontossága erősen befolyásolja a szállítókkal fennálló kapcsolatainak minőségét. Ha a fizetési folyamatok a munkafolyamatok nem megfelelő optimalizáltsága miatt túlterheltté válnak, az ilyen üzleti kapcsolatok minősége romlik. Ennek eredményeként számos vállalat az automatizálási technológia integrálásával igyekszik növelni a kohéziót, ami csökkenti a kézi feldolgozással járó késéseket és hibákat, ugyanakkor javítja a beszállítókkal való kapcsolatot.

Hogyan változik a számlák feldolgozása, és hogyan történik a jövőben?

Az AIIM szerint a vállalkozások 22%-a vallja be, hogy jelenleg a számlafeldolgozási tevékenységük mindössze negyede automatizált. Ez az arány azonban várhatóan növekedni fog, nem is kérdés, miért. Az AIIM kutatása kimutatta, hogy a még mindig papíralapú megoldást alkalmazó vállalkozások számára a számlák feldolgozásának ideje átlagosan 3–5 nap. Összehasonlításképpen az automatizált megoldást használó vállalkozások egy napnál rövidebb számlafeldolgozási ciklusról számoltak be.

Fedezze fel, hogyan lehet hibrid környezetben átalakítani a pénzügyi munkakört!

További megoldások

További tájékoztatás

Tudjon meg többet a pénzügyi tevékenység átalakulásáról!

Lépjen velünk kapcsolatba!

  • Canon
  • Üzlet
  • A pénzügyi vezetők által a digitális átalakulásról feltett kérdések