A pazarló beruházások „millió eurós kérdése”

A vállalatok Európa-szerte milliókat fecsérelnek informatikai termékeket és szolgáltatásokat érintő beruházásokra. Talán Ön is közéjük tartozik? Könnyen meglehet, és még csak nincs is ennek tudatában. Magától értetődően a következő kérdésre kell választ találni: mi az oka ennek a pazarlásnak? A tapasztalatok szerint az elsődleges ok abban keresendő, hogy számos technológiai beszerzést az alkalmazottak vagy helytelenül használnak, vagy egyszerűen figyelmen kívül hagyják őket. Mi állhat ennek hátterében?

Talán a beruházás tárgya nem felel meg a kitűzött célnak? Azt nyújtja az alkalmazottaknak, amit igazából elvárnak, és amire valóban szükségük van? Egyeztetett velük a beszerzési folyamat minden fázisában? Ha megtette, azzal sikeresen vette az első akadályt az alkalmazottak együttműködésének megszerzése érdekében, ráadásul szavatolta, hogy használni is fogják azt a technológiát, amibe befektetett. Az alkalmazottak azonban nem tehetők csupán a tájékoztatás révén az új technológiai beruházások lelkes támogatóivá, ehhez komoly képzésre is szükség lesz.

A képzési programok természetes kiindulópontot jelentenek. A „képzés” ugyanakkor tág fogalomkör, és nem elegendő csak az egyik elemére, például a hatékony dokumentumtárolásra összpontosítani abban a reményben, hogy ez gond nélkül elvezet majd az informatikai beruházások teljes körű megtérüléséhez. Ehelyett a képzést a teljes vállalatra kiterjedően kell felépíteni, világosan bemutatva a technológia termelékenységjavító és jövedelmezőséget fokozó hatását, ugyanakkor pedig azt is kiemelve, hogy milyen befolyást gyakorolhatnak a céltalanul végrehajtott technológiai beszerzések a szervezet egészére. Az oktatási kezdeményezéseket emellett rendszeres időközönként aktualizált tartalommal meg kell ismételni, ahogy az üzleti eszközök alkalmazkodása és fejlődése is tovább folytatódik.

Az alkalmazottak egyik csoportja – az utazásokon részt vevő vagy otthonról dolgozó távmunkások – gyakran mellőzöttnek érzik magukat, hiszen egyszerűen sosem tudnak részt venni az irodában megtartott oktatási alkalmakon. A világszerte távmunkában foglalkoztatott munkavállalók száma a várakozások szerint 2015-re akár az 1,3 milliárd főt is elérheti – így ez a kérdés még sosem volt ilyen aktuális. Felkészült az Önöknél alkalmazott, folyamatosan bővülő mobil munkaerőgárda igényeinek teljesítésére? Bár az alkalmazottak többsége úgy érzi, hogy vállalatuk megfelelő rendszerekkel biztosítja a távoli hozzáférést, az érintett dolgozók több mint felének az a benyomása, hogy tárolási módjuk miatt az információk veszendőbe mennek, három mobilmunkás közül pedig egy úgy vélekedik, hogy nehézkes fenntartani a dokumentumok verziókövetését. Ez a terület egyértelműen fejlesztésre szorul, ahol egy jól felépített – és a munkájukat az irodán kívül végzők számára is elérhető – képzési program összeállítása jelentheti a megoldást.

A szervezetben végrehajtott informatikai beruházások megtérülésének biztosítása szempontjából az IT-infrastruktúra elemeinek, valamint az elemek – irodai és távoli – felhasználási módjának számbavétele alapvető fontosságú. Miután az informatikai döntéshozók már pontosan felmérték, mivel gazdálkodhatnak, a képzés nyújtotta előnyök már vitathatatlanok, hiszen az oktatásban részesítettek kétharmada állítja, hogy információik kezelése során teljes mértékben képes használni az adott technológiát. A beruházások nem csupán az új megoldások beszerzéséről szólnak – a teljes üzleti tevékenység és az alkalmazotti viselkedés értékelésére ugyanúgy szükség van, hiszen így határozhatók meg azok a területek, ahol a termelékenység növelése fokozott jövedelmezőséget eredményezhet.