BUSINESS BYTES

A siker stratégiája és a mögötte lévő folyamatok

a-strategy-for-success-and-the-process-behind-it

Egy szervezeten belül minden csapat, legyen bármilyen kicsi is, szerepet játszik a vállalat működésében és sikerében. A felsővezetőktől egyre inkább elvárják a folyamatos együttműködést annak érdekében, hogy összefogva az üzleti egységeknél rendelkezésre álló adatokat, hadrendbe állítsák azokat az erőforrás-elosztást, a büdzsét és a befektetéseket érintő döntésekhez. Ebből adódik, hogy munkájuk szempontjából életbevágóan fontos a megfelelő adatoknak a megfelelő formátumban és a megfelelő időpontban történő elérése.

Sok vállalat szenved a nem túl hatékony dokumentumkezelés miatt, ami képes jelentősen meghosszabbítani a döntési folyamatokat. Pedig a mai kiélezett versenyhelyzetben a gyors döntés biztosíthatja a cégeknek, hogy versenyelőnyre tegyenek szert, és ügyfeleket csábítsanak el versenytársaik elől. A késlekedés komoly üzleti probléma, csökkenti a produktivitást és az alkalmazottak motivációját.

De miért ilyen lassúak a folyamatok? A rossz adatmenedzsment csak az egyik probléma. Sok esetben, mikor igény merül fel egy adott információra, az alkalmazottak idejének jelentős részét magának az adatnak a megkeresése veszi el. Adott például egy papíralapú számla, amit a pénzügyi osztályról kell beszerezni, és ami lehet, hogy – a számlázó rendszerben e-rekordként elmentett – elektronikus megrendelésként kezdte pályafutását, valamint egy aláírt szerződés, amit a jogi osztály őriz. Ez három összetartozó dokumentum – de mind külön formátumban, és máshol tárolva. Így ha egy megrendeléssel kapcsolatban gond merül fel, vagy a vásárlónak kérdése van, a probléma orvoslása napokat is igénybe vehet, míg az alkalmazottak szó szerint összevadásszák a szükséges adatokat a különböző helyekről.

Egy tökéletes világban erre nem kellene értékes munkaórákat vesztegetni, különösen, ha az a keresett információval egy problémát lehetne megoldani, vagy egy kérdést megválaszolni. Az adat előkerítése helyett felhasználására kellene koncentrálni.

A vállalati osztályok vezetői számára a gyors, pontos stratégiai döntés meghozatalának kulcsa, hogy képesek a releváns adatokat kinyerni és rendezni az egyszerűen kezelhető elektronikus dokumentumok révén. Az olyan megoldások, mint például a dokumentumfeldolgozó rendszerek, úgy kapcsolják össze az osztályok munkáját, hogy a beszkennelt és digitalizált dokumentumokat egy központi, biztonságos tárhelyen a vállalat minden részlege számára folyamatosan frissen és naprakészen tartják.

Ez azt is lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat bármilyen, az üzlet szempontjából kívánatos kritérium szerint indexeljék, ezzel a felhasználóknak megadva a lehetőséget, hogy a saját igényeik alapján keressék és nyerjék ki a kívánt adatokat. Az olyan technológiák, mint a karakterfelismerés és a metaadat-címkézés szintén kulcsszerepet játszhatnak, a keresést és a beazonosítást szinte azonnalivá téve. Mindez nem csak produktívabbá teszi az alkalmazottakat, de biztosítja, hogy a szükséges adat előkészítése csak része a folyamatnak és ne maga a folyamat legyen.

Ahogy a vállalatok egyre jobban függenek az adatoktól, azok pontossága egyre fontosabbá válik, mint ahogy az is, hogy az összes osztály megfelelő információmenedzsmentet végezzen. Egy hatékony dokumentumkezelő és feldolgozó rendszer nemcsak a munkamenetet javítja, de növeli a cég döntéshozatali képességét is. Egy ilyen megoldásra tehát nem csak mint hatékonyságnövelő, hanem mint stratégiai fontosságú eszközre kell tekinteni.

  • Canon
  • A strategy for success – and the process behind it