a Therefore™ rendszer funkciói

Munkafolyamatok kezelése,

Amikor egy irat útjára indul az irodában, ki dönt arról, hogy milyen irányt vesz, mennyi ideig tart a folyamat és milyen feladatok tartoznak hozzá?  Gyakran nehéz lekövetni, hogy hol van a dokumentum eredeti példánya, és milyen következményekkel jár, ha valahol út közben elakad.  A Therefore™ integrált munkafolyamat kezelése segíti az összes változó nyomon követését és az üzleti folyamatok optimalizálását.

Ezzel nem csak időt és pénzt takarít meg, de a folyamat biztonságát és átláthatóságát is növeli. A Therefore™ Business Edition a testre szabást és a módosítást megkönnyítő munkafolyamat-kezelő funkcióval valamint rendkívül intuitív, grafikus munkafolyamat-tervezővel van ellátva.

Megőrzés,

A dokumentumkezelésben bekövetkezett változások egyik fő oka a jogi követelményeknek való megfelelés és dokumentum-megőrzési előírások növekvő mértékű érvényesülése a szervezeteknél.  A dokumentumok indokolatlan megsemmisítése polgári peres, sőt büntetőjogi szankciókat is vonhat maga után.  Másrészt az adatvédelmi törvények fényében bizonyos személyes adatokat meg kell semmisíteni a használatukat követően. A Therefore™ rendszer lehetőséget biztosít a dokumentumok végleges megsemmisítésére egy adott megőrzési időszak lejártával, a korábbi verziók pedig törölhetők a kiszolgálóról.

Biztonság

Hozzáférés-vezérlés

A Therefore™ rendszerhez és a dokumentumokhoz történő hozzáférés szabályozása három különböző biztonsági szinten történik. 

1. A megoldáshoz való hozzáférés alapvetően a Microsoft® Windows Active Directory rendszeren keresztül történik. Ez azt jelenti, hogy a felhasználók további felhasználónév és jelszó megadása nélkül hozzáférhetnek dokumentumaikhoz és tárhelyeikhez. Az informatikusok dolga is könnyebb, hiszen a jogokat egyénekhez, vagy felhasználói csoportokhoz lehet hozzárendelni és mindezt a már számukra megszokott felületen.

2. A Therefore™ biztonsági funkciói segítségével a rendszergazda letilthatja bizonyos lehetőségek használatát adott felhasználói csoportok felé. Ez általában arra szolgál, hogy a felhasználók ne fűzhessenek megjegyzéseket a dokumentumokhoz és ne nyomtathassák ki azokat. 

3. A jogosultságokat külön tároló szerver külső tábla használatát teszi lehetővé. Fő feladata az eltérő hozzáférési szintek biztosítása egy csoporton belül. A rendszer először az aktív könyvtártáblát alkalmazza, majd lehetővé teszi a rendszergazda számára, hogy hozzáférést adjon egy egyébként nem elérhető fájlhoz illetve dokumentumhoz.

Digitális aláírások

A dokumentum tartalmát és eredetét hamisításvédett tárhely garantálja. A Therefore™ kiszolgáló összes dokumentuma digitális aláírással van ellátva – ez megerősíti az adatok eredetiségét. A Therefore™ kiszolgáló minden dokumentum lekérésekor ellenőrzi az aláírást, így a felhasználó biztos lehet, hogy hiteles információkhoz jutott hozzá.

E-mail archiválás

A Therefore™ rendszerben egy adott munkához illetve projekthez tartozó összes papíralapú és elektronikus dokumentum és e-mail strukturált formában menthető és archiválható. Tehát a teljes e-mailes levelezés is elérhető és megtekinthető a dokumentumokkal és egyéb kapcsolódó anyagokkal együtt. Ez különösen fontos, hiszen a mentett dokumentum gyakran nem tér ki minden adatra. A tudnivalók egy része a háttéranyagokban, a levelezésben olvasható.

A végfelhasználók nem észlelnek változást az Outlook® felhasználói felületében, mégsem telik be soha a tárolókapacitás.